Assistante de gestion administrative Cv Pauline Dufour Assistante de gestion administrative 06 39 98 XX XX pauline.dufour@example.com paulinedufour Clermont-Ferrand POINTS FORTS Rigueur administrative Le contrôle des pièces et des échéances avant transmission aide à maintenir des dossiers complets et un suivi fiable. Accueil des usagers L’écoute des familles au guichet et au téléphone permet de clarifier leurs demandes et de les orienter avec tact. Discrétion Le classement et le traitement des dossiers confidentiels s’effectuent avec attention aux règles de réserve du service public. Esprit de synthèse Les prises de notes rapides deviennent des comptes rendus lisibles, utiles aux décisions et aux actions de suivi. Coordination d’équipe Le partage de modèles de courrier et de tableaux de suivi facilite le travail commun entre assistantes du service. COMPÉTENCES Gestion administrative Organisation du secrétariat Suivi des dossiers Accueil des usagers Vie scolaire Enfance-jeunesse Rédaction administrative Prise de notes Comptes rendus Classement documentaire Régie de recettes Confidentialité Coordination territoriale Gestion des priorités Service public MON PARCOURS PROFESSIONNEL 9 Ans Assistante de gestion de la vie scolaire at Collectivité des Trois Vallons (3,1 Ans) Assistante administrative enfance-jeunesse at Pôle public des Quatre-Rivières (2,6 Ans) Agente d’accueil et de gestion administrative at Centre administratif de Valmont (1,5 Ans) Assistante administrative at Syndicat des services du Haut-Pays (1,8 Ans) PROFIL Assistante de gestion administrative spécialisée en vie scolaire, avec près de neuf ans d’expérience dans des services publics locaux et des structures enfance-jeunesse. Expertise en organisation du secrétariat , suivi des dossiers et des échéances , accueil des usagers et coordination avec les écoles, partenaires et services municipaux. Maîtrise de Concerto, de l’Espace famille et des outils bureautiques, dont Word et Excel 2013 . Préparation de comptes rendus à partir de prises de notes rapides, classement confidentiel et transmission d’informations utiles à la direction. Connaissance de l’environnement territorial, du statut de la fonction publique territoriale et des règles de régie de dépenses et de recettes, mobilisée dans le traitement rigoureux des demandes et l’appui quotidien aux équipes. EXPÉRIENCE Assistante de gestion de la vie scolaire Collectivité des Trois Vallons octobre 2023 - présent Clermont-Ferrand Coordination du suivi administratif des inscriptions et des dossiers de vie scolaire dans Concerto et l’Espace famille , avec contrôle des pièces et des échéances avant transmission à la direction. Accueil des familles au guichet et par téléphone, clarification des demandes et orientation vers les services compétents selon les modalités d’accueil établies. Centralisation des informations transmises par les directions d’école, les partenaires enfance-jeunesse et les services municipaux, assurant un relais fiable auprès de la hiérarchie. Rédaction de comptes rendus et de courriers à partir de prises de notes rapides, avec synthèse des points de décision et vérification de la qualité rédactionnelle. Classement et actualisation des dossiers confidentiels selon les règles de discrétion et de devoir de réserve , avec repérage anticipé des pièces manquantes. Suivi des demandes relatives à la régie de dépenses et de recettes, avec vérification des justificatifs selon les procédures et sollicitation de validation en cas d’écart. Harmonisation des tableaux de suivi sous Excel et des modèles de courrier sous Word, facilitant le partage d’informations avec les assistantes du service. Assistante administrative enfance-jeunesse Pôle public des Quatre-Rivières mars 2021 - septembre 2023 Limoges Gestion des dossiers administratifs liés aux activités périscolaires, de la réception des formulaires à leur classement , avec relances ciblées pour tenir les délais de traitement. Organisation du secrétariat et des échanges avec les usagers, les écoles et les services internes , en priorisant les demandes selon leur urgence et les consignes de la direction. Utilisation de Concerto et de l’Espace famille pour vérifier les informations de dossier et résoudre les demandes courantes, avec transmission des situations complexes à la responsable. Préparation de réunions de service, prise de notes et rédaction de comptes rendus synthétiques pour rendre les décisions et actions à suivre accessibles aux interlocuteurs concernés. Application des procédures d’accueil, des exigences de confidentialité et des règles du service public territorial dans le traitement des demandes et des documents. Mise à jour de tableaux de suivi dans Word et Excel 2013 , avec contrôle des données avant partage avec les autres assistantes. Agente d’accueil et de gestion administrative Centre administratif de Valmont septembre 2019 - février 2021 Poitiers Accueil physique et téléphonique des familles et usagers, écoute des besoins et orientation vers le bon service tout en préservant la confidentialité des échanges. Traitement du courrier entrant, saisie et classement de documents, avec suivi des pièces attendues et respect des délais de réponse. Préparation de comptes rendus à partir de notes prises en réunion et rédaction de réponses administratives selon les modèles et processus internes. Utilisation du téléphone , du photocopieur et du matériel bureautique pour assurer la circulation des documents entre les services. Application des règles de discrétion et des principes de service public dans des situations d’accueil nécessitant patience et diplomatie . Assistante administrative Syndicat des services du Haut-Pays novembre 2017 - août 2019 Angoulême Organisation des tâches de secrétariat et tenue de dossiers administratifs, avec classement méthodique et repérage des échéances à venir . Rédaction et mise en forme de courriers sous Word et suivi de tableaux sous Excel 2013, après vérification des informations auprès des services demandeurs. Prise de notes lors de réunions internes et préparation de comptes rendus synthétiques pour faciliter la transmission des décisions. Réception des appels et accueil des visiteurs, avec transmission des messages à la hiérarchie et orientation des demandes selon les consignes reçues. Adaptation des priorités aux demandes quotidiennes et aux consignes orales ou écrites, en maintenant rigueur, autonomie et sens des responsabilités . RESPONSABILITÉS, DISTINCTIONS ET RECONNAISSANCE Transmission de repères de classement et de modèles de suivi aux nouvelles assistantes du service, contribuant à une organisation partagée des dossiers. Remerciement de la direction pour la fiabilité du suivi des inscriptions et la qualité des échanges avec les familles lors de la rentrée scolaire 2025. FORMATION BTS Assistant de manager Lycée polyvalent Jean-Monnet 2017 Clermont-Ferrand CERTIFICATIONS Formation continue en gestion administrative des collectivités territoriales 2024 Formation aux règles de régie de dépenses et de recettes 2022 Formation pratique à Concerto et à l’Espace famille 2021 COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES Suite bureautique: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint Outils de gestion scolaire: Concerto, Espace famille, Onde Communication numérique: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Zoom Équipements de bureau: Téléphone fixe, photocopieur, scanner Gestion des documents: Adobe Acrobat Reader, PDF, Microsoft OneNote Tableurs et formats de données: CSV, Microsoft Excel 2013, LibreOffice Calc COMPÉTENCES Gestion administrative Organisation du secrétariat Suivi des dossiers Accueil des usagers Vie scolaire Enfance-jeunesse Rédaction administrative Prise de notes Comptes rendus Classement documentaire Régie de recettes Confidentialité Coordination territoriale Gestion des priorités Service public AFFILIATIONS PROFESSIONNELLES Adhérente de l’Association des secrétaires de mairie de France, participation aux échanges professionnels sur les pratiques administratives territoriales. Membre de l’Association nationale des cadres communaux de l’action éducative, contribution aux échanges sur l’administration des services enfance-jeunesse.
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